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會(huì)議通知的基礎(chǔ)寫法
基礎(chǔ)的會(huì)議通知具備什么要件?下面就由CN人才網(wǎng)小編給大家介紹關(guān)于會(huì)議通知的基礎(chǔ)寫法，希望對(duì)大家有幫助。
在一個(gè)完整的會(huì)議邀請(qǐng)中，至少應(yīng)該包括會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)、參會(huì)者、會(huì)議目的、預(yù)期成果、會(huì)議議題、會(huì)議議程、提前準(zhǔn)備的資訊7個(gè)要件：
1-會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)
會(huì)議通知上，我們只能找到開始時(shí)間、看不到會(huì)議的結(jié)束時(shí)間。這就讓被邀請(qǐng)者很郁悶，同時(shí)也會(huì)為后面的工作安排造成很大的麻煩。最佳的方法是，明確標(biāo)注會(huì)議開始時(shí)間與結(jié)束時(shí)間，同時(shí)建議大家能夠提前十分鐘到達(dá)。
2-參會(huì)者
誰會(huì)來參加這個(gè)會(huì)議?這些人在會(huì)議中的分工是什么?如果可以的話，應(yīng)該在會(huì)議邀請(qǐng)中明確標(biāo)明。如 孫繼偉-會(huì)議主持，李二明-負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，趙明洋―項(xiàng)目發(fā)言人等。
3-會(huì)議目的
在組織中經(jīng)常召開的會(huì)議有兩類：一類是問題解決類的會(huì)議，另一類是決策類會(huì)議。其它類型的會(huì)議，如信息收集類、研討類、報(bào)告會(huì)等，也可以采取其它方式進(jìn)行，不一定非要把參與者聚集在一起。
會(huì)議的目的不同，所采取的方式、流程、參與者、時(shí)間長(zhǎng)度會(huì)有顯著差別。問題解決類的會(huì)議，與會(huì)者首先要對(duì)問題是什么達(dá)成共識(shí)，才可能探討相應(yīng)的解決方案。同時(shí)，參會(huì)者還要具備解決問題的專業(yè)知識(shí)與技能，才有可能達(dá)成會(huì)議目標(biāo)。為了使參與者從一開始就明晰會(huì)議的重點(diǎn)，會(huì)議主題可以以問題的方式進(jìn)行設(shè)置，比如：“如何在第三季度完成250萬銷售額?”
決策類的會(huì)議，在會(huì)議初始要對(duì)會(huì)議決策方式達(dá)成共識(shí)：是采取一票否決的方式、少數(shù)服從多數(shù)的方式還是交由領(lǐng)導(dǎo)來做決定。這樣的好處在于，每一位參會(huì)者都知道自己的權(quán)利如何，可以最大限度的保障會(huì)議的成功進(jìn)行。
4-預(yù)期成果
會(huì)議結(jié)束以后，期望的預(yù)期成果是什么?是確定當(dāng)前問題的解決思路、還是就行動(dòng)方案達(dá)成團(tuán)隊(duì)共識(shí)?還是建立一個(gè)流程的規(guī)范?
5-會(huì)議議題
為了使每一個(gè)會(huì)議過程更為聚焦，需要把大的會(huì)議主題拆分為多個(gè)議題，會(huì)議議題的作用在于引導(dǎo)參會(huì)者對(duì)會(huì)議主題層層深入，以更好的提升會(huì)議的效率。
會(huì)議議題根據(jù)會(huì)議目的不同，會(huì)有不同的設(shè)置。一般來講，會(huì)把信息分享與收集的議題放在前面，需要討論的議題放在中間，決策類的議題放在最后。在議題設(shè)置過程中，要圍繞會(huì)議目的，找出具有較高關(guān)聯(lián)度的議題，并且注意議題的先后順序。
6-會(huì)議議程
很多時(shí)候，參會(huì)者進(jìn)入到會(huì)議室才會(huì)看到會(huì)議議程。尤其是部門內(nèi)部會(huì)議上，參會(huì)者往往對(duì)會(huì)議要討論的議題數(shù)量、目標(biāo)沒有太多了解，所以容易造成跑題、焦點(diǎn)問題不集中的情況。所以會(huì)議議程是會(huì)議中很重要且不可或缺的內(nèi)容。
會(huì)議的時(shí)間、議題都要有明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，尤其是在過程中，各個(gè)環(huán)節(jié)由誰來發(fā)言?目標(biāo)是什么?討論采取哪種形式，如果能夠在會(huì)議前就提供給參會(huì)者，大家也會(huì)有針對(duì)性的進(jìn)行準(zhǔn)備。
7-提前準(zhǔn)備的資訊
參會(huì)者在會(huì)議前根據(jù)會(huì)議主題進(jìn)行必要的資料收集，會(huì)對(duì)此次會(huì)議目標(biāo)達(dá)成有很大幫助。
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