企業(yè)檔案管理規(guī)章制度范本
在快速變化和不斷變革的今天，人們運用到制度的場合不斷增多，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準則。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編整理的企業(yè)檔案管理規(guī)章制度范本，希望能夠幫助到大家。
企業(yè)檔案管理規(guī)章制度1
人力資源檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理方式之一，儲存了有關(guān)企業(yè)人員全面的個人情況和個人掌握的知識技能等綜合信息。目前，現(xiàn)代企業(yè)基本實現(xiàn)了辦公自動化，提出對人力資源檔案管理與計算機技術(shù)結(jié)合的要求，將其轉(zhuǎn)化為直接利用的數(shù)字信息。但現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理平臺的構(gòu)建目的將不僅僅是對個人信息和知識情況的存儲，更是需要以人所掌握的知識作為管理單位，把這類信息及時、準確地發(fā)布出來，滿足企業(yè)不同層級的人員對知識共享、快捷及利用的需求。
1、系統(tǒng)平臺需求分析
基于現(xiàn)代企業(yè)人力資源系統(tǒng)平臺的構(gòu)建，必須從企業(yè)全局角度來著眼，以目前企業(yè)已擁有的管理系統(tǒng)的硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)的兼容性作為開發(fā)基礎(chǔ)。實現(xiàn)人力資源檔案信息的科學管控與組織知識的充分共享，使人力資源檔案管理思想與現(xiàn)代企業(yè)管理文化進行接壤，提高企業(yè)人才的整體協(xié)作性和團隊人才意識。因此，系統(tǒng)必須考慮以下幾個方面：首先，系統(tǒng)建設(shè)需要以檔案法律法規(guī)為準繩，保障企業(yè)人員對檔案信息的隱私權(quán)和知情權(quán)；人力資源檔案系統(tǒng)信息的收集符合法律法規(guī)的要求，滿足企業(yè)員工自愿參與的原則。
其次，系統(tǒng)建設(shè)必須以目前企業(yè)管理系統(tǒng)的特性作為參照，主要體現(xiàn)在系統(tǒng)平臺必須與企業(yè)管理系統(tǒng)具有良好的交互性、兼容性以及技術(shù)的融合性上，為系統(tǒng)平臺與企業(yè)對接減少阻礙。再次，系統(tǒng)平臺的功能設(shè)計必須從雙方面的利用角度進行考慮，不僅對企業(yè)管理者提供幫助，更要肩負起對企業(yè)員工利用需求的責任；建立專人專用賬戶的用戶權(quán)限，方便管理、利用和消除信息不安全等因素的考慮。此外，對于企業(yè)核心價值的技術(shù)信息必須進行嚴格保密。數(shù)據(jù)保存必須考慮到突發(fā)狀況和外在環(huán)境改變等因素，保持信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性。最后，以企業(yè)利益最大化為根本目標，縮減到企業(yè)投入最低成本。
2、系統(tǒng)功能設(shè)計
現(xiàn)代人力資源管理平臺主要包含三部分功能：用戶個人信息認證、企業(yè)員工知識共享、系統(tǒng)管理三個模塊。以上三種功能通過B/S網(wǎng)絡(luò)模式可以實現(xiàn)：普通用戶登陸后經(jīng)過系統(tǒng)的授予權(quán)限，可以對個人的身份相關(guān)信息進行校對，個人有關(guān)信息如果有誤，可以向系統(tǒng)管理人員提供機構(gòu)證明，管理人員對系統(tǒng)個人信息進行修改、刪除、增加新錄入，并且該用戶可以利用賬號分享本人或所在機構(gòu)所掌握的技能知識，平臺提供多用戶進行在線交流等功能；系統(tǒng)管理員按照企業(yè)內(nèi)的層級和不同部門分類設(shè)置不同用戶權(quán)限，用戶可以通過賬號查詢企業(yè)知識信息庫；系統(tǒng)管理人員不僅具有普通用戶的權(quán)限，還可以對系統(tǒng)的管理模塊進行管理，對用戶權(quán)限進行系統(tǒng)設(shè)置，同時還必須肩負起對知識庫的更新和信息審核的責任。
現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理平臺頁面是與員工直接對話的窗口，必須為企業(yè)員工提供多分類頻道，幫助其獲得最新資訊，建立如分類導(dǎo)航、知識庫查詢、業(yè)務(wù)查詢、信息反饋、即時信息發(fā)布、用戶在線交流等等功能。知識信息庫錄入與最新知識發(fā)布只向管理人員賬戶權(quán)限開放，普通賬戶對知識信息的更改或增加，可以通過信息反饋系統(tǒng)對系統(tǒng)管理人員提出申請，得到及時回復(fù)。
3、現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理平臺的技術(shù)架構(gòu)
結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案平臺的功能分析，筆者提出了對系統(tǒng)平臺的主站點及其各有關(guān)站點設(shè)計方式，包括充分考量了現(xiàn)代企業(yè)在實踐應(yīng)用所需欄目，借此確定添加哪些欄目的功能最為有效、欄目如何設(shè)置更為合理、欄目可以對哪些用戶可以公開，以及人力資源檔案平臺信息庫需要創(chuàng)建檔案資源信息和知識庫信息內(nèi)容等。因為知識庫與人力資源檔案信息庫處于系統(tǒng)平臺的后臺位置，并且與平臺的表層頁面相對分開。基于以上特點，現(xiàn)代企業(yè)人力資源系統(tǒng)平臺主要采用普遍應(yīng)用的三層式B/S系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。
第一，企業(yè)人力資源檔案管理系統(tǒng)表示層。表示層是應(yīng)用于系統(tǒng)存儲的數(shù)據(jù)與企業(yè)用戶的直接接口，擔負起將系統(tǒng)存儲的.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為用戶最易于接受的表現(xiàn)形式。此外，現(xiàn)代人力資源檔案系統(tǒng)表示層不僅對系統(tǒng)內(nèi)信息進行轉(zhuǎn)化，而且該系統(tǒng)將員工所掌握的知識、技術(shù)方法以及管理方法進行形式轉(zhuǎn)化存儲到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。
第二，企業(yè)人力資源檔案系統(tǒng)邏輯層。系統(tǒng)邏輯層作為存儲資源庫的實踐應(yīng)用，管理存儲系統(tǒng)平臺對信息的收集與邏輯存儲數(shù)據(jù)庫并接受用戶各類訪問。邏輯層依照用戶對信息的需求進行分析、對平臺進行設(shè)計。設(shè)置以下模塊如個人人力資源檔案信息、部門信息、信息反饋、個人知識發(fā)布、知識庫查詢、系統(tǒng)管理等，相應(yīng)的登錄用戶分為一般用戶和管理人員賬戶對系統(tǒng)進行相關(guān)操作。
個人人力資源檔案信息管理主要針對企業(yè)員工個人信息的全面概括，可以通過信息反饋模塊對信息中存在的偏差與系統(tǒng)管理員進行溝通，對身份信息進行修改和添加；系統(tǒng)管理包括用戶權(quán)限管理、在線反饋、知識審核、知識在線發(fā)布、登錄日志等；權(quán)限管理主要對系統(tǒng)登錄賬戶根據(jù)所處部門和級別進行合理授權(quán)；知識信息發(fā)布管理是根據(jù)用戶通過賬號主動分享的知識通過管理員進行審核，一方面按照信息收集準則進行分類入庫；另一方面通過員工登錄日志，對高頻的搜索話題進行匯總，來對信息進行即時發(fā)布；系統(tǒng)維護通過管理人員賬戶對系統(tǒng)進行定期日常維護。
4、系統(tǒng)管理平臺安全保障制度的建立
企業(yè)人力資源檔案管理平臺獲得企業(yè)員工信賴的基礎(chǔ)，是以保障該系統(tǒng)提供安全、高效、準確的信息作為前提。因此，根據(jù)信息庫的信息內(nèi)容特征，本系統(tǒng)可以采用以下的技術(shù)安全手段與安全制度，保持信息系統(tǒng)的安全化管理以及知識信息的安全。
第一，唯一的身份賬號。系統(tǒng)管理人員在企業(yè)員工應(yīng)聘進入企業(yè)工作時，就針對其職能身份進行了認定，分配了一個專用賬號，此種方式可以防止員工進行多次注冊，避免服務(wù)器的過重負擔和多用戶身份混亂帶來不安全因素，使系統(tǒng)平臺的用戶操作限定在特定對象，幫助系統(tǒng)平臺在日后利用信息統(tǒng)計與訪問追蹤統(tǒng)計提供了真實數(shù)據(jù)。
第二，對所有員工賦予特定的身份權(quán)限與核心技術(shù)知識進行加密處理。企業(yè)員工獲得的權(quán)限，必須進行分級設(shè)定，保障系統(tǒng)平臺多種功能得到準確與高效的發(fā)揮。處于企業(yè)內(nèi)不同職位的員工，對系統(tǒng)可以進行不同操作。沒有得到管理人員對相關(guān)權(quán)限的審批，普通用戶是無法對系統(tǒng)進行越權(quán)操作。因此，權(quán)限設(shè)置不僅使系統(tǒng)平臺管理更為便捷，也為系統(tǒng)平臺操作安全提供保障。其次，人力資源管理平臺的數(shù)據(jù)庫還為企業(yè)存儲相關(guān)核心技術(shù)數(shù)據(jù)，不同密級的知識需要核心人員掌握，而并非可以對所有人員開放利用。基于以上因素，員工的身份與核心知識加密設(shè)置不同進入權(quán)限，可以根據(jù)其不同部門的職能屬性與層級職務(wù)大小進行科學的權(quán)限分配，時刻保持信息庫內(nèi)的知識信息處于穩(wěn)定與可控中。
第三，為保證整個系統(tǒng)的信息安全，必須對原有系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行定期的備份，嚴格編制系統(tǒng)操作守則，并要求所有員工嚴格遵守，保證信息系統(tǒng)得到安全操作。
企業(yè)檔案管理規(guī)章制度2
第一章總則
第一條為規(guī)范企業(yè)境外檔案管理，維護國家利益和企業(yè)合法杈益，滿足境外資產(chǎn)監(jiān)管需要，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。
第二條本辦法適用于中華人民共和國境內(nèi)企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設(shè)立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項目部、辦事機構(gòu)等(以下統(tǒng)稱境外單位)的檔案工作。
第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理或項目合作等活動中形成的，具有保存價值的各種形式的文件材料。
第四條境外檔案工作應(yīng)當在遵循所在國家或地區(qū)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，本著有利于維護國家利益和企業(yè)合法權(quán)益、有利于工作、有利于保密、有利于應(yīng)對突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統(tǒng)和安全。
第五條投資主體或母公司在設(shè)立境外單位時應(yīng)當在公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權(quán)益。
第二章管理職責與人員
第六條各級檔案行政管理部門根據(jù)職責負責境外檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo);外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責，結(jié)合實際情況，為境外檔案的應(yīng)急管理提供必要協(xié)助;國家商務(wù)主管部門、發(fā)展改革部門、國有資產(chǎn)監(jiān)督管理部門應(yīng)當將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項目管理內(nèi)容;海關(guān)為境外檔案出入境提供通關(guān)便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關(guān)總署共同制定并實施。
第七條投資主體或母公司負責本企業(yè)境外單位檔案工作監(jiān)督、指導(dǎo)。
第八條境外檔案工作應(yīng)當有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理部門、專職檔案人員。
第九條境外檔案工作主要內(nèi)容：
(一)編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃;
(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;
(三)指導(dǎo)文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和信息化等工作;
(五)組織檔案宣傳、培訓(xùn)、研究和業(yè)務(wù)交流工作;
(六)負責境外檔案移交工作。
第十條境外檔案管理人員應(yīng)當具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和技能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn);一般選用中方員工。
第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務(wù)。崗位變動時，應(yīng)當及時辦理文件材料移交手續(xù)，并清退借閱未還的檔案。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應(yīng)當納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，納入業(yè)務(wù)部門職責范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。
第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據(jù)所在國家、地區(qū)及中華人民共和國法律法規(guī)，結(jié)合境外業(yè)務(wù)實際制定，并報投資主體或母公司審批。資本結(jié)構(gòu)或主營業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的，應(yīng)當及時修訂完善。
第十四條境外文件材料應(yīng)當按照歸檔范圍及時收集整理，按規(guī)定期限向檔案部門移交進行集中管理。任何個人不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第十五條歸檔文件材料應(yīng)當符合如下要求：
(一)歸檔文件材料形成符合有關(guān)技術(shù)標準，完整、準確、系統(tǒng)，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式
(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的，將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔并作出說明。
(三)電子文件與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。
(四)非紙質(zhì)文件與其文字說明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應(yīng)當一并歸檔;沒有中文譯文的，譯出標題和目錄后歸檔。
(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。
第十六條管理、建設(shè)項目、設(shè)備儀器、科研開發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)、會計、人事等各類文件材料，參照國內(nèi)同類文件材料的歸檔時間并結(jié)合境外業(yè)務(wù)實際定期歸擋。
歸檔文件目錄在歸檔完成后1個月內(nèi)報投資主體或母公司備案。
第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。
企業(yè)檔案管理規(guī)章制度3
檔案管理機構(gòu)及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財務(wù)處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務(wù)處保存原件。
7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準。
5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
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