文秘崗位基礎知識

時間：2025-02-08 16:04:48 詩琳文秘資料我要投稿

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文秘崗位基礎知識

　　在一個企業(yè)中,文秘工作具有十分重要的作用,相關政策法規(guī)的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業(yè)的理念、員工的聲音,規(guī)章制度、信息傳遞、社交關系、溝通聯(lián)絡等等,都會在文秘工作中體現(xiàn)出來。下面是文秘崗位基礎知識，隨小編一起來看一下吧。

文秘崗位基礎知識

　　秘書是公司和當店樹立于客戶面前的形象窗口，是一個樞紐起著承上啟下的作用，是店長的左右手。一個優(yōu)秀的秘書能為主管分擔一半以上的事務及管理工作。店務秘書的主要工作職責有：店內事務管理;互動管理;與總部溝通管理;緊急事務應對管理

　　(一)客戶資料管理

　　【總客戶登記冊】用于登記當天值班接待的上門客人和經紀人當天獲取的除上門外的客人，秘書負責提醒督促經紀人將當天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊上。及時更換收藏已登記滿的總客戶登記冊，存檔一年后作廢銷毀。

　　【登報客戶登記表】用于登記登報來電問詢的客戶，編號并與當天下午下班前統(tǒng)一分配給經紀人，督促跟進。及時收藏半年后作廢銷毀。

　　(二)制度執(zhí)行

　　秘書在執(zhí)行制度過程中應以《公司制度》、《行為規(guī)范》及當店管理制度為標準，發(fā)現(xiàn)某同事違反規(guī)定時，及時給予提醒，或匯報店長，由店長決定是否處罰，店長確定處罰，秘書開罰單，店長簽字，秘書執(zhí)行罰款。

　　(三)考勤管理：秘書應該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細內容，嚴格監(jiān)督打卡情況。中國房地產中介聯(lián)盟網--聯(lián)盟吧-

　　(四)值班管理：秘書于當月的最后一天制定下月的值班表，由店長確認簽字生效，于晚會告知傳閱并張貼告示當店同仁，以便于經紀人提前做計劃。

　　(五)衛(wèi)生管理：當天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書應監(jiān)督當店衛(wèi)生及辦公設備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒做衛(wèi)生或馬虎對待的，告知店長，由店長處罰。每月負責組織至少一次的衛(wèi)生大掃除。

　　(六)表格表單管理

　　【普通表單格】：經紀人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標識清楚，一周整理一次，及時備存，確保各類表單格齊全供經紀人使用。

　　【特殊表單格】：租賃合同和收據要在租賃專員提出申請時發(fā)放，發(fā)出24小時內收回租賃傭金，收據本和一份存檔合同(一式三份中的其中一份)。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財務部

　　(七)當店辦公用品和基金的管理

　　【辦公用品的領用】制作成一份辦公用品領用登記表，監(jiān)督領用登記，月底統(tǒng)計，供數據分析用。對當店辦公設備進行維護，如出現(xiàn)故障先尋找原因，在能力范圍內的盡量獨立解決，在能力范圍外的及時與廠家或其他服務機構聯(lián)系。

　　【當店基金的管理】：根據當店具體情況于月初或月末將當店基金收支明細表張貼告示

　　(八)數據匯總

　　【每周】：周考勤匯總，客戶和房源統(tǒng)計，帶看量、簽單數匯總。

　　【每月】：月考勤匯總，客戶和房源匯總，帶看量簽單明細統(tǒng)計，當店話費及辦公用品費用統(tǒng)計。

　　(九)接待

　　【客戶接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時接待上門客戶，將客戶信息分類登記于登記表中，盡量詳細具體，并于當天交接給值班人員。秘書所接待的房源及客人統(tǒng)歸當天值班人員所有。

　　【同事接待】：來者是客，到當店來的他店經紀人或其他部門的同事都應熱情接待，倒水讓座，提供恰當的幫助。

　　【注意事項】：

　　a：秘書是公司的形象代表，是當店的窗口和樞紐，接待禮儀要規(guī)范細致到位。

　　b：隨時保持飽滿的精神狀態(tài)。

　　(十)注意職責與工作任務：

　　1、負責公司內、外部文書處理：負責集團公司相關資料文件的接收、裝訂、傳閱、送簽;負責集團公司內的復印、傳真、打印等工作。

　　2、協(xié)助辦公室主任進行相關會議的組織，并做好記錄：負責會議的記錄和整理;負責會議場所的安排與布置;負責會議的服務工作及相關活動的安排;負責會議相關資料的編印。

　　3、協(xié)助辦公室主任做好公司的接待工作：協(xié)助辦公室主任負責公司來訪人員的接待，包括外事活動的組織、接待、翻譯工作;協(xié)助辦公室主任負責公司相關公共關系的建立和保持。

　　4、協(xié)助辦公室主任做好其它各項工作：協(xié)助辦公室主任做好公司印簽的使用與管理，并做好用印的登記，以備查。

　　5、協(xié)助檔案管理員做好檔案管理工作。

　　6、完成辦公室主任交辦的其它各項工作。

　　(十一)權力和責任：

　　權力：相關文書的起草權。

　　考核指標：文書起草、會議記錄完成質量及完整性;文書收發(fā)的及時性、準確性;考勤、服從安排、遵守制度;其他專業(yè)知識技能。

　　文秘包括哪些專業(yè)？

　　首先我們要清楚的是文秘類專業(yè)的類型屈指可數，根據最新的資料顯示，文秘類包括現(xiàn)代文秘一個專業(yè)。但是其實與文秘相關的專業(yè)卻是數不勝數，這也就意味著文秘專業(yè)的人可以做相關的工作。

　　本專業(yè)通過學習文秘專業(yè)基礎理論知識，掌握較強的協(xié)作能夠進行文書和秘書的相關工作，一般要求大家具備文章寫作、文學編輯、新聞寫作和公關能力。而文秘類專業(yè)的課程主要包括公關寫作、文件管理、檔案管理、辦公自動化、企業(yè)管理學、傳播學、普通心理學、商務英語、實用英語寫作、公共關系學、人力資源管理、秘書實務等。

　　專業(yè)介紹

　　基本要求

　　1、客觀素質

　　正所謂身體是革命的本錢，雖然說文秘類工作并不需要高強度的體力勞動，但是事多繁雜卻需要強大的身體素質支撐，往往從事文秘工作的人需要來回奔波也是比較辛苦的。

　　2、主觀素質

　　文秘類主要還是從事于上下級的工作和人際關系的協(xié)調，所以要求保持良好的心理狀態(tài)，不能被個人情緒所左右，否則的話將會無法進行正常的溝通，具有博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感是重中之重。

　　就業(yè)前景與方向

　　其實文秘專業(yè)之所以受歡迎就是因為它的職業(yè)涵蓋面廣，基本上從事文書類的工作都需要這個專業(yè)的人才，無論是各級各類企事業(yè)單位、政府機關、社會團體、公司輸送還是企業(yè)廣告、公共關系、市場營銷、人力資源管理、信息處理、客戶溝通協(xié)調、客戶市場開發(fā)等工作都可以勝任，除此之外還是有文字速錄的工作也能夠輕松駕馭，關鍵是就業(yè)率很高。

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