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機關(guān)公文寫作基礎(chǔ)知識
機關(guān)公文是應(yīng)用文大家族中十分重要的一種，它是黨的機關(guān)、人大機關(guān)、行政機關(guān)、軍隊機關(guān)等在管理協(xié)調(diào)中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書。下面是小編收集整理的機關(guān)公文寫作基礎(chǔ)知識，希望能夠幫助到大家。
一、公文的功能
（一）公文的涵義與特點
公務(wù)文書，又叫公務(wù)文件，簡稱公文，是法定機關(guān)與社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)，實施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料（包括電報，下同），是傳達(dá)和貫徹黨和國家的路線，方針和政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示答復(fù)問題，指導(dǎo)，布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具、
公文分類
按公務(wù)文書的自身性質(zhì)及使用范圍，可以把我國現(xiàn)行的公務(wù)文書分為兩大類：
1、通用文書
（1）法定公文
（2）事務(wù)文書
2、專用文書
財經(jīng)文書，司法文書，科技文書，軍事文書等等
公文的主要特點：
1、法定性
2、政策性
3、實用性
4、時效性
5、規(guī)范性
（二）公文的作用（功能）
1、決策與領(lǐng)導(dǎo)作用（最主要的作用）
2、強制執(zhí)行和處理的作用
3、依據(jù)和憑證作用
4、公務(wù)聯(lián)系與溝通作用
5、宣傳與教育作用
二、公文的文體，結(jié)構(gòu)，格式與稿本
（一）公文的文體
公文的文體是指公文的表達(dá)方式、屬應(yīng)用文體，但它又不同于一般的應(yīng)用文，具有自身的特殊屬性：
1、公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式（即白話文）作為必須使用的符號系統(tǒng)、
2、公文兼用說明，敘述，議論三種表達(dá)方式、
（二）公文的結(jié)構(gòu)
公文的結(jié)構(gòu)是指公文的組織結(jié)構(gòu)，具有規(guī)范性和相對確定性、
公文一般由秘密等級和保密期限，緊急程度，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識，發(fā)文字號，簽發(fā)人，標(biāo)題，主送機關(guān)，正文，附件說明，成文日期，印章，附注，附件，主題詞，抄送機關(guān)，印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成、
（三）公文的格式（重點內(nèi)容）
公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上排列的規(guī)定、
1、公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)
公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙、紙張白度為85%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，ph值為7.5~9.5。
2、公文用紙幅面及版面尺寸
（1）公文用紙幅面尺寸：公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型（210mmx297mm）。
（2）公文頁邊與版心尺寸：
公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm
公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mmx225mm（不含頁碼）
a4型公文用紙頁邊及版心尺寸
3、公文中圖文的顏色
未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。
4、排版規(guī)格與印制裝訂要求
（1）排版規(guī)格：文字符號從上至下，自左而右依次橫寫橫排、正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。
（2）制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。
（3）印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm、印品著墨實，均勻；字面不花，不白，無斷劃。
（4）裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁、騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm、平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。
5、公文中各要素標(biāo)識規(guī)則
組成公文的各要素分為眉首，主體，版記三部分。
（1）眉首
公文份數(shù)序號：用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。
秘密等級和保密期限：標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。
下行，平行公文首頁格式。
上報公文首頁版式
緊急程度：緊急文件有”特急”，”急件”，緊急電報有”特提”，”特急”，”加急”，”平急”、標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1行；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識：由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加”文件”組成；對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm（信函為30mm，命令為20mm）、對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識、字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mmx15mm、聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，”文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文、行政機關(guān)之間聯(lián)合行文，標(biāo)注主辦機關(guān)的發(fā)文字號、
發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字，年份和序號組成、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份，序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱（1995不能簡寫成95，XX不能寫成04），用六角中括號”〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加”第”字。
注意：用直角中括號”茂xx[XX]10號”，用小括號”茂xx（XX）10號”都是不規(guī)范的。
發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
簽發(fā)人：上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)、發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名、如有多個簽發(fā)人（會簽人），主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。
（2）主體
公文標(biāo)題：紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字（常見的公文標(biāo)題一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。
主送機關(guān)：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號、如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。
公文正文：主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格、數(shù)字，年份不能回行（一個阿拉伯?dāng)?shù)字，年份不能分成兩行）。
附件：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識”附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱、附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如”附件：1、xxxxx”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號、附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識”附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致、如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文序號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。
成文時間：以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時間為準(zhǔn)、聯(lián)合行文一般由主辦機關(guān)首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽，一般不使用復(fù)印件會簽、成文時間以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)、電報，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
標(biāo)法：用漢字將年，月，日標(biāo)全；零寫為”○”；成文時間的標(biāo)識位置見下。
公文生效標(biāo)識：公文除”會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章、行政機關(guān)聯(lián)合向上行文，為簡化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
a、單一發(fā)文印章
單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間、成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正，居中下壓成文時間，印章用紅色、公文末頁版式。
b、聯(lián)合行文印章有兩種情況：
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色、只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊、兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間、主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。
聯(lián)合行文末頁公文版式
特殊情況說明：當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距，字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識”此頁無正文”的方法解決。
附注：公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行、如：（此件發(fā)至縣，團(tuán)級，傳達(dá)到全體黨員）、”請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
（3）版記
主題詞：公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞、上行文按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注主題詞、”主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。
抄送：抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱，統(tǒng)稱、公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識”抄送”，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號、如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。
版記示意圖
印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間：位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字、印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字、印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。
版記中的反線：版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
版記的位置：版記應(yīng)置于公文最的一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。
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